Skip to content

Конструктор документов: отправляем подписанные документы по e-mail через бизнес-процесс

Добрый день.

Задача: при закрытии сделки с положительным результатом отправить клиенту по электронной почте закрывающие документы с подписью и печатью.
Для решения нам понадобится приложение "Конструктор документов" и бизнес-процесс.
Решение: docDesignerSendSignedDocByEmail.jpg

А теперь подробно :)

В данной статье я расскажу как с помощью приложения "Конструктор документов" и бизнес-процесса в Битрикс24 отправить клиенту закрывающие документы (акт, счет-фактуру, универсальный передаточный документ и т.д.) с подписью и печать по электронной почте просто изменив статус сделки. Фактически это произойдет после одного единственного клика.

Можно сначала посмотреть видео, а потом погрузится в теорию.


1. Для начала нам потребуется шаблон документа. Я использую типовой шаблон "Универсальный передаточный документ"

2. Затем я настрою почтовый шаблон. Можно обойтись и без него, но я хочу оформить письмо красиво: с логотипом нашей компании, таблицей товаров (услуг) и прочее...
docDesignerSendSignedDocByEmailTmp.jpg
Редактирования шаблона не отличается от обычной процедуры. Нужно только не забыть добавить специальный параметр {publicLink} для вставки ссылки на документ.

3. Теперь я добавлю парочку действий для бизнес-процессов: для подбора e-mail получателя и формирования html_кода письма по моему шаблону.
docDesignerSendSignedDocByEmailActivityList.jpg
Устанавливать эти действия не обязательно, но поскольку их легко можно удалить, я-бы все-таки рекомендовал их поставить и изучить их возможности.


4. Составляем шаблон бизнес-процесса.
Скрин шаблона бизнес-процесса я выложил в самом начале сообщения. Я не буду рассказывать про проверку условий, это есть в видео, а перейду непосредственно к описанию настройки дополнительных действий.


5. К сожалению, на текущий момент Битрикс24 не предоставляет функционала для получения e-mail адресов для компаний и контактов через сделку. А мне это нужно :)
Поэтому я беру действие "Получить e-mail" и настраиваю его. Там всего два параметра.
docDesignerSendSignedDocByEmailGetEmail.jpg
Приоритет. И компания, и контакт могут иметь e-mail адреса. Данный параметр устанавливает приоритет выбора адреса. В своем примере я хочу отправить письмо на адрес компании и, только если его нет, на адрес контакта, который выбран в сделке.
Использование адресов. Адресов может быть несколько. Я хочу отправить на первый адрес. Можно отправить письма на все адреса компании и контакта. Вам решать :)

6. Формирование html-кода письма.
Добавляю в шаблон бизнес-процесса действие "Получить письмо"
docDesignerSendSignedDocByEmailGetEmessage.jpg
Очень простая настройка:
Организация - выбираем от имени какой организации отправим письмо. Помните у меня в шаблоне был логотип нашей компании?
Шаблон - html-шаблон письма, который я заранее подготовил.
Публичная ссылка - строка, которая содержит публичную ссылку на сформированный документ.

7. Формируем почтовое сообщение.
7.1. Вариант № 1: используем дополнительное действие для формирования письма по шаблону.
docDesignerSendSignedDocByEmailEmessage.jpg
В настройках данного действия нужно просто указать дополнительный результат "текст письма" из действия "Получить письмо"

7.2. Вариант № 2: не используем html-шаблон письма.
docDesignerSendSignedDocByEmailGetEmessage2.jpg
Можно сформировать текст письма непосредственно в настройках действия. Только не забудьте добавить ссылку на сформированный документ.

8. Все :) Сохраняем шаблон бизнес-процесса и меняем статус сделки.

После того как бизнес-процесс закончит свою работу клиент получит такое письмо
docDesignerSendSignedDocByEmailEmail.jpg


А переход по ссылке из письма покажет ему такую картину
docDesignerSendSignedDocByEmailSignedDoc.jpg